Tieto všeobecné obchodné podmienky (ďalej len „VOP”) sa vzťahujú na poskytovanie a využívanie akýchkoľvek účtovných a ekonomických služieb spoločnosti Bonitax s. r. o. so sídlom Nové záhrady I/9 Bratislava – mestská časť Ružinov 821 05, IČO: 51 310 864, DIČ: 2120678615, IČ DPH: SK2120678615 zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č.: 125998/B, kontakt: info@bonitax.sk , tel. č.: +421 910 120 450 (ďalej len ako „Poskytovateľ“ alebo „Bonitax“ alebo „my“).
1 Definície
1.1 Pojmy s veľkým začiatočným písmenom používané v týchto VOP majú nasledujúci význam:
“Klient” znamená osobu alebo spoločnosť, ktorá s Poskytovateľom uzatvorila Zmluvu a ktorá je v tejto Zmluve ako klient identifikovaná;
“Objednávateľ” znamená osobu alebo spoločnosť, ktorá prejavila záujem o poskytnutie Služieb od Poskytovateľa
“GDPR” znamená nariadenie EÚ 2016/679 (všeobecné nariadenie o ochrane údajov);
“Obchodný zákonník“ znamená zákon č. 513/1991 Zb., obchodný zákonník, v znení neskorších predpisov;
“Odplata” znamená finančnú odplatu dohodnutú v Zmluve, ktorú sa Klient zaväzuje zaplatiť Poskytovateľovi za dodané Služby v súlade s čl. 4 týchto VOP, pričom táto pozostáva z mesačného paušálu a odplaty za doplnkové Služby, ak boli poskytnuté;
“Podmienky ochrany súkromia” znamenajú podmienky ochrany súkromia spoločnosti Bonitax zverejnené na Webstránke;
“Služby” znamenajú účtovné a ekonomické služby v zmysle čl. 3 týchto VOP nižšie, ktoré Poskytovateľ poskytuje Klientovi na základe a v rozsahu podľa Zmluvy;
“Strana” alebo “Strany” znamenajú zmluvnú stranu alebo zmluvné strany podľa Zmluvy, t.j. Klient a Poskytovateľ buď samostatne alebo spoločne;
“Zmluva” znamená zmluva o vedení účtovníctva a spracovaní mzdovej agendy alebo akákoľvek iná zmluva, ktorá je uzatvorená medzi Poskytovateľom a Klientom a ktorá odkazuje na tieto VOP;
“Zmluva o spracúvaní OÚ” znamená zmluva o spracúvaní osobných údajov uzavretá podľa článku 28 GDPR, ktorá je uvedená v Prílohe č. 1 týchto VOP;
“Webstránka” znamená webové sídlo Poskytovateľa na www.bonitax.sk.
“Cenová ponuka” znamená odborne vypracovaný dokument, ktorý predstavuje časový odhad rozsahu prác a ostatných nákladov súvisiacich s poskytnutím Služby zaslaný Objednávateľovi;
1.2 Všetky pojmy definované v týchto VOP môžu byť použité v Zmluve bez toho, aby bolo potrebné definovať a vysvetľovať tieto výrazy opäť a vykladajú sa v tom istom zmysle, ako je uvedené v týchto VOP.
2 Všeobecné ustanovenia
2.1 Klient akceptuje a súhlasí s obsahom týchto VOP uzatvorením Zmluvy, ktorá odkazuje na tieto VOP. Tieto VOP predstavujú súčasť Zmluvy spolu so Zmluvou o spracúvaní OÚ. Uzatvorením Zmluvy Klient potvrdzuje, že sa oboznámil s obsahom a znením týchto VOP pred uzatvorením Zmluvy.
2.2 VOP sú primárne dostupné na Webstránke alebo kedykoľvek na vyžiadanie Klienta elektronicky zaslané.
2.3 Zmluvné strany sa dohodli, že na Zmluvu a tento zmluvný vzťah sa primerane uplatnia ustanovenia podľa § 566 a nasl. Obchodného zákonníka o mandátnej zmluve, pričom Poskytovateľ bude vystupovať ako mandatár a Klient ako mandant a obchodnou záležitosťou / mandátom v zmysle § 566 ods. 1 Obchodného zákonníka je poskytovanie Služieb Klientovi v dohodnutom rozsahu.
2.4 Použitie iných všeobecných obchodných podmienok vrátane akýchkoľvek iných podmienok Klienta je výslovne vylúčené.
2.5 V prípade rozdielov medzi týmito VOP a Zmluvou má prednosť Zmluva. V Zmluve je možné vylúčiť alebo upraviť ustanovenia týchto VOP.
3 Služby
3.1 Štandardné Služby. Štandardnými Službami, ktoré je Poskytovateľ povinný poskytovať Klientovi automaticky na základe Zmluvy (bez dodatočnej objednávky alebo požiadavky Klienta) sa rozumie vedenie účtovníctva Klienta a spracovanie mzdovej agendy Klienta podľa parametrov uvedených v Zmluve a/alebo v samostatnom dotazníku. Štandardný rozsah Služieb konkrétne zahŕňa:
i. účtovanie všetkých účtovných dokladov /bankových výpisov, pokladničných dokladov, faktúr, pohľadávok, záväzkov, interných dokladov/;
ii. pravidelné spracovanie podkladov, vyplnenie a podanie tlačív pre daňové priznania pre daň z pridanej hodnoty /DPH/ (vrátane kontrolného výkazu, súhrnného výkazu);
iii. vedenie mzdovej agendy v zmysle predpisov platných v Slovenskej republike vrátane: (a) zasielania výkazov zo spracovaných miezd do Sociálnej a zdravotných poisťovní a na Finančnú správu; (b) spracovanie miezd na mesačnej báze na základe dodanej evidencie dochádzky zamestnancov; (c) registrácia zamestnancov a ich pracovných zmlúv v Sociálnej poisťovni a v zdravotných poisťovniach;
iv. závierkové účtovné operácie pre predchádzajúci účtovný rok vrátane prípravy a podania daňového priznania pre daň z príjmu a účtovnej závierky, zaslanie potvrdenia o príjme pre zamestnancov za predchádzajúci rok, spracovanie ročného zúčtovania dane pre zamestnancov, ktorí o to požiadajú a podanie ročného hlásenia pre daň zo závislej činnosti (platiteľ dane – zamestnávateľ).
3.2 Závierkové účtovné operácie podľa bodu 3.1 (iv) vyššie sú automaticky súčasťou štandardných Služieb bez potreby ich dodatočného objednávania zo strany Klienta, avšak sú predmetom osobitnej odplaty vo výške jedného Mesačného paušálu (viď bod 4.2 nižšie). Poskytovateľ je povinný podať daňové priznania a akékoľvek iné dokumenty správcovi dane v mene Klienta po ich odsúhlasení Klientom. Ak by nepodaním daňových priznaní a akýchkoľvek iných dokumentov orgánom verejnej moci mohla Klientovi vzniknúť škoda, je Poskytovateľ oprávnený vykonať v mene Klienta všetko, čo považuje za nevyhnutné na splnenie svojho mandátu vrátane podania daňových priznaní a akýchkoľvek iných dokumentov bez odsúhlasenia Klienta.
3.3 Klient je povinný poskytnúť pri uzatváraní Zmluvy pravdivé, skutočné a presné ekonomické parametre pre poskytovanie Služieb a rozumie, že od týchto parametrov sa odvíja časová náročnosť a rozsah Služieb ako aj Odplata. Za týmto účelom je Klient povinný vyplniť vstupný ekonomický dotazník Poskytovateľa, a to aj opakovane počas trvania Zmluvy. Klient zároveň súhlasí s tým, že ak sa parametre v priebehu trvania Zmluvy zmenia, automaticky sa im prispôsobí aj Odplata bez potreby zmeny Zmluvy, a to spôsobom ďalej uvedenom v týchto VOP. Pre odstránenie pochybností, ak sa zmení rozsah štandardne poskytovaných Služieb v dôsledku zmeny parametrov Klienta, nepôjde o doplnkové Služby ale upraví sa mesačný paušál za štandardné Služby.
3.4 Doplnkové Služby. Za doplnkové Služby sa považujú Služby, ktoré nie sú zahrnuté do rozsahu alebo predmetu štandardných Služieb v zmysle bodu 3.1 vyššie. V prípade potreby vykonania niektorej z doplnkových Služieb, Poskytovateľ oznámi Klientovi túto skutočnosť. Poskytovateľ je oprávnený na základe uvedeného oznámenia dodať aj doplnkové Služby a to bez potreby odsúhlasenie Klientom v maximálnom rozsahu 2 hodiny na jednu doplnkovú Službu. Ak očakávaný rozsah doplnkových Služieb presiahne 2 hodiny tak je potrebné, aby Klient odsúhlasil dodanie doplnkových Služieb, predpokladaný rozsah a cenu. Tieto VOP sa primerane vzťahujú aj na doplnkové Služby. Medzi doplnkové Služby patrí okrem iného najmä:
§ vystavovanie alebo oprava odberateľských daňových dokladov /faktúr/ Klienta priamo zo strany Poskytovateľa;
§ osobné vyzdvihnutie účtovných dokladov alebo podkladov u Klienta, v jeho prevádzke alebo kdekoľvek mimo sídla Poskytovateľa;
§ odovzdanie originálov, kópií alebo skenov účtovnej dokumentácie, odovzdanie účtovníctva ako takého;
§ spracovanie podkladov, vyplnenie a podanie tlačív pre priznanie iných daní ako je uvedené v bode 3.1 týchto VOP;
§ vedenie hlavnej pokladne a hmotná zodpovednosť za hlavnú pokladňu;
§ zostavovanie výkazov pre Štatistický úrad SR;
§ zastupovanie Klienta počas daňových kontrol, správnych alebo iných konaní pred orgánmi verejnej moci nad rámec bežnej komunikácie v zmysle bodu 3.1 vyššie;
§ preberanie fyzickej pošty;
§ preberanie pošty z elektronickej schránky na portáli slovensko.sk;
§ vyhľadávanie dokumentov archivovaných v šanónoch u Poskytovateľa;
§ konzultácia s Klientom na základe osobitnej požiadavky Klienta;
§ ekonomické poradenstvo a vedenie podnikovej ekonomiky;
§ úhrady faktúr z bankového účtu;
§ akékoľvek iné Služby, ktoré nie sú náplňou Štandardných Služieb a Ročných doplnkových Služieb.
3.5 Ak o to Klient požiada, Poskytovateľ je povinný poskytnúť časový odhad na dodanie doplnkových Služieb, táto požiadavky však nemá vplyv na oprávnenie Poskytovateľa dodať doplnkové služby pre Klienta. Predpokladaný rozsah doplnkových Služieb môže byť uvedený aj priamo v Zmluve. Klient berie na vedomie, že akýkoľvek časový odhad Poskytovateľa týkajúci sa doplnkových Služieb (bez ohľadu na to či v Zmluve alebo v komunikácii Strán) nie je záväzný a výsledná Odplata za doplnkové Služby závisí od skutočne stráveného času. Zmluva môže obsahovať aj fixnú Odplatu za určité doplnkové Služby, pričom tento bod 3.5 sa na fixnú Odplatu nepoužije.
3.6 Ročné doplnkové Služby. Za ročné doplnkové Služby sa považujú Služby, ktoré nie sú zahrnuté do rozsahu alebo predmetu štandardných služieb v zmysle bodu 3.1 vyššie a zároveň nejde ani o Doplnkové Služby v zmysle bodu 3.4 vyššie. V prípade záujmu o poskytnutie niektorej Služby zo zoznamu Ročných doplnkových Služieb, Klient oznámi túto skutočnosť Poskytovateľovi. Odmena za Ročné doplnkové Služby sa určuje v závislosti od konkrétne typu poskytovanej Ročnej doplnkovej služby. Medzi Ročné doplnkové služby patrí:
a) archivácia fyzických dokumentov v šanónoch u Poskytovateľa;
b) vedenie účtovníctva vo vybranom účtovnom programe, pokiaľ nejde o účtovný program bežne používaný Poskytovateľom;
c) prístup Klienta do vybraného účtovného programu;
d) umiestnenie sídla spoločnosti na adrese Poskytovateľa (virtuálne sídlo).
3.7 Nadštandardné Služby. Za nadštandardné Služby sa považujú Služby, ktoré nie sú štandardnými ani doplnkovými Službami, v rozsahu predmetu podnikania Poskytovateľa, a to najmä administratívne práce týkajúce sa obchodných a pracovných zmlúv, kontrola a správa úhrad záväzkov a pohľadávok, administratívna podpora pri otváraní prevádzkarní, poradenstvo pri výbere a implementácii ekonomického softvéru, daňové poradenstvo. Poskytovateľ môže na základe objednávky mailovej alebo telefonickej požiadavky Klienta dodať za dohodnutých podmienok týkajúcich sa najmä odhadu časovej náročnosti a príslušnej hodinovej sadzby, nadštandardné Služby a to aj bez potreby doplnenia alebo zmeny Zmluvy. Tieto VOP sa pritom budú primerane vzťahovať aj na takéto nadštandardné Služby.
3.8 Poskytovateľ je oprávnený použiť na poskytnutie Služieb akéhokoľvek svojho zamestnanca, pracovníka ako zmluvného partnera, člena svojich orgánov prípadne iného dodávateľa (tretiu osobu), pričom Poskytovateľ zodpovedá za plnenie všetkých týchto osôb rovnako ako keby plnil sám.
3.9 Za Klienta, ktorému sú poskytované Služby sa považuje vždy len jediná právnická / fyzická osoba uvedená v Zmluve. Služby sa nikdy automaticky netýkajú aj ďalších spoločností alebo osôb patriacich do skupiny Klienta alebo jeho spriaznených osôb. Takéto Služby sa považujú za doplnkové Služby (ak sú poskytnuté), pričom ak sa majú tieto Služby poskytovať pravidelne, s každou ďalšou právnickou / fyzickou osobou, ktorá má byť Klient sa uzatvorí samostatná Zmluva.
3.10 Nezmluvné Služby. Za nezmluvné Služby sa považujú Služby, ktoré Poskytovateľ poskytuje Objednávateľovi bez predchádzajúceho uzatvorenia Zmluvy alebo bez odsúhlasenia Cenovej ponuky.
4 Odplata a platobné podmienky
4.1 Mesačný paušál. Za štandardné Služby je Klient povinný platiť Poskytovateľovi mesačný paušál vo výške uvedenej v Zmluve. Výška mesačného paušálu sa určuje na základe parametrov poskytnutých Klientom pri uzatváraní Zmluvy a zároveň na základe mesačného časového odhadu Poskytovateľa uvedeného v Zmluve. Mesačný paušál je splatný pozadu za predchádzajúci kalendárny mesiac. Dohodnutý mesačný paušál za predchádzajúci mesiac je Klient povinný platiť bez ohľadu na skutočnú časovú náročnosť štandardných Služieb, pričom rozsah poskytnutých štandardných Služieb nie je Poskytovateľ povinný vykazovať na hodinovej báze (žiadny samostatný výkaz hodín pri mesačnom paušály). Ak skutočná časová náročnosť pre štandardné Služby presiahne odhadovanú časovú náročnosť uvedenú v Zmluve o viac ako 2 hodiny, klient súhlasí s tým, že takéto štandardné Služby nad rámec mesačného paušálu, môže Poskytovateľ realizovať bez osobitného súhlasu Klienta, pričom na čas presahujúci tento limit sa uplatní hodinová sadzba doplnkových Služieb. Ak Poskytovateľ zistí, že parametre z ktorých vychádza mesačný paušál (napr. odhadovaný počet faktúr / zamestnancov) sa zmenili, upozorní na to Klienta spolu s oznámením o primeranom zvýšení mesačného paušálu od nasledujúceho kalendárneho mesiaca bez potreby zmeny Zmluvy. Tým nie je dotknuté právo Klienta odstúpiť od Zmluvy do 10 dní od takého oznámenia, ak so zvýšením mesačného paušálu nesúhlasí.
4.2 Indexácia cien. Poskytovateľ má právo zvýšiť Mesačný paušál a Hodinovú sadzbu každý rok k 1. februáru v rozsahu rovnajúcom sa 100% miery rastu spotrebiteľských cien za predchádzajúci rok vykázaný Štatistickým úradom Slovenskej republiky, pokiaľ tempo rastu spotrebiteľských cien presiahne úroveň 3%.
4.3 Odmena za závierkové účtovné operácie. Mesačný paušál za štandardné Služby nezahŕňa odplatu za závierkové účtovné operácie podľa bodu 3.1 (iv) vyššie, ktoré sú predmetom samostatnej odplaty vo výške jedného mesačného paušálu, pričom sa použije výška posledného mesačného paušálu v účtovnom období, ktorého sa dané Služby majú týkať. Poskytovateľ má právo na túto odplatu na základe samostatnej faktúry vystavenej po dodaní daných Služieb.
4.4 Hodinová sadzba. Za akékoľvek doplnkové Služby je Klient povinný zaplatiť Poskytovateľa odplatu určenú na základe hodinovej sadzby uvedenej v Zmluve. Táto hodinová sadzba sa použije na akékoľvek doplnkové Služby bez ohľadu na to, ktorý zamestnanec alebo pracovník Poskytovateľa dané doplnkové Služby poskytol. Odplata za doplnkové Služby je splatná spolu s mesačným paušálom pozadu za predchádzajúci kalendárny mesiac. Poskytovateľ je povinný vo faktúre za Služby rozlišovať medzi mesačným paušálom a Odplatou za doplnkové Služby. Ak boli poskytnuté doplnkové Služby, Poskytovateľ je povinný na požiadanie Klienta vyhotoviť výkaz poskytnutých doplnkových Služieb v rozsahu, popis doplnkových služieb, dátum ich poskytnutia a ich časové trvanie a doručiť Klientovi. Za akékoľvek Služby, ktoré Poskytovateľ poskytne Objednávateľovi bez predchádzajúceho uzatvorenia Zmluvy alebo potvrdenej Cenovej ponuky, je Objednávateľ povinný zaplatiť Poskytovateľovi odplatu na základe výkazu skutočne odpracovaných hodín v základnej hodinovej sadzbe 135 EUR bez DPH,
4.5 Odmena za ročné doplnkové Služby. Za ročné doplnkové Služby je Klient povinný zaplatiť Poskytovateľovi odplatu v závislosti od typu ročnej doplnkovej Služby. Odmena je súčasťou týchto VOP, pričom Poskytovateľ vystaví faktúru v mesiaci január alebo v mesiaci, v ktorom Klient o ročnú doplnkovú Službu požiadal.
a) Služba archivácie fyzických dokumentov v šanónoch u Poskytovateľa – Klient je povinný zaplatiť Poskytovateľa ročný poplatok vo výške 10 % z mesačnej ceny paušálu dohodnutej v Zmluve o vedení účtovníctva a spracovaní mzdovej agendy;
b) Služba vedenia účtovníctva vo vybranom účtovnom programe – Klient je povinný zaplatiť Poskytovateľovi ročný poplatok vo výške základnej ceny za program zverejnenej na oficiálnej stránke dodávateľa účtovného programu;
c) Služba prístup Klienta do účtovného programu – Klient je povinný zaplatiť Poskytovateľovi ročný poplatok vo výške poplatku za licenciu a jednorazovo náklady na poskytnutie prístupu;
d) Služba umiestnenia sídla spoločnosti na adrese Poskytovateľa (virtuálne sídlo) – Klient je povinný zaplatiť Poskytovateľovi ročný poplatok vo výške 50 EUR bez DPH.
4.6 Akékoľvek sumy uvedené v Zmluve alebo týchto VOP sú bez DPH, pričom Poskytovateľ je platiteľom DPH a preto sa k uvedeným sumám pripočíta príslušná DPH.
4.7 Poskytovateľ je oprávnený vystaviť faktúru k poslednému dňu kalendárneho mesiaca, v ktorom sa poskytovali Služby so splatnosťou 15 dní odo dňa vystavenia a zaslať elektronicky na email uvedený v Zmluve alebo poštou na sídlo Objednávateľa Poskytovateľ má právo fakturovať Služby aj priebežne po dodaní Služby alebo vopred na základe potvrdenej Cenovej ponuky. Všeobecná splatnosť odmeny Poskytovateľa za účtovné služby je 15 dní od vystavenia faktúry, ak sa Zmluvné strany nedohodli inak v Zmluve.
4.8 Odplata zahŕňa všetky Poskytovateľove náklady súvisiace s poskytovaním Služieb avšak nezahŕňa žiadne správne poplatky, administratívne alebo iné poplatky, kolky vyžadované zo strany orgánov verejnej moci, Sociálnej poisťovne alebo zdravotných poisťovní v súvislosti s ekonomickou, účtovnou a mzdovou agendou Klienta, ktoré znáša Klient. Ak Poskytovateľ uhradí náklady Klienta, ktoré nemá znášať Klient, Klient je povinný takéto náklady bezodkladne preplatiť Poskytovateľovi.
4.9 Odplata nezahŕňa cestovné náklady Poskytovateľa nevyhnutné pre poskytovanie Služieb mimo Bratislavy, ktoré Klient preplatí Poskytovateľovi spolu s Odplatou podľa príslušných právnych predpisov (najmä zákon o cestovných náhradách).
5 Splnomocnenie
Podpisom Zmluvy Klient splnomocňuje Poskytovateľa na akékoľvek a všetky právne úkony v mene Klienta, ktoré sú nevyhnutné pre poskytnutie Služieb vrátane zastupovania pred daňovým úradom, správcom dane, orgánmi finančnej správy, Sociálnou poisťovňou alebo príslušnou zdravotnou poisťovňou. Poskytovateľ je oprávnený sa dať v rozsahu tohto splnomocnenia substitučne zastúpiť treťou osobou. Toto splnomocnenie predstavuje splnomocnenie obsiahnuté v Zmluve v zmysle § 568 ods. 4 Obchodného zákonníka. Ak o to požiada Poskytovateľ, Klient je povinný udeliť Poskytovateľovi aj ďalšie samostatné splnomocnenie (napr. na konkrétny právny úkon alebo konanie).
6 Povinnosti Strán
6.1 Klient je povinný buď elektronicky alebo osobne v mieste sídla Poskytovateľa pravidelne doručovať nasledovné doklady a podklady, a to v nasledovných termínoch:
a) všetky údaje o nových zamestnancoch Klienta a to najmä občiansky preukaz, preukaz poistenca, ostatné údaje potrebné k prihláseniu zamestnanca na samostatnom dotazníku minimálne 1 deň pred nástupom do práce;
b) podklady k pracovnej dochádzke zamestnancov Klienta najneskôr do 5. dňa kalendárneho mesiaca za celý predchádzajúci kalendárny mesiac spolu so všetkými podpísanými pracovnými zmluvami a ich prílohami;
c) všetky účtovné doklady Klienta nevyhnutné pre riadne poskytovanie Služieb najneskôr do 15. dňa kalendárneho mesiaca za celý predchádzajúci kalendárny mesiac;
d) všetky Poskytovateľom dodatočne vyžiadané podklady a dokumenty k účtovným dokladom do 3 dní od ich vyžiadania.
6.2 Ak Klient nedodrží vyššie uvedené termíny, platí, že: (a) Poskytovateľ nezodpovedá za spôsobenú škodu nedodržaním vlastných termínov podľa bodu 6.3 nižšie; (b) Poskytovateľ je povinný vyžiadať si chýbajúce alebo nedodané podklady a dokumenty najviac dvakrát po sebe; (c) Poskytovateľove termíny podľa bodu 6.3 nižšie sa predlžujú o omeškanie Klienta plus čas potrebný na spracovanie dodatočne zaslaných podkladov, čo je spravidla 3 pracovné dni.
6.3 Poskytovateľ je povinný poskytovať Služby v nasledovných termínoch:
a) prihlásiť nového zamestnanca na základe doručenia všetkých potrebných údajov podľa bodu 6.1 písmeno a) v Sociálnej poisťovni najneskôr v deň nástupu do práce a zaslať pracovné zmluvy a ich prílohy na podpis pre zamestnávateľa a nového zamestnanca a v zdravotných poisťovniach najneskôr do troch dní od doručenia podpísanej pracovnej zmluvy a jej všetkých príloh;
b) vždy k 15. dňu kalendárneho mesiaca spracovať mzdovú agendu zamestnancov Klienta a zaslať výplatné pásky, výplatnicu a príkaz na úhradu miezd a odvodov, ak 15. deň v mesiaci pripadne na sobotu, nedele alebo deň pracovného pokoja tak do posledného pracovného dňa pred 15. dňom v mesiaci;
c) vždy k 25. dňu kalendárneho mesiaca spracovať všetky podklady a výkazy Klienta týkajúce sa DPH a požiadať Klienta o ich schválenie, ak 25. deň v mesiaci pripadne na sobotu, nedeľu alebo deň pracovného pokoja tak do nasledujúceho pracovného dňa po 25. dni v mesiaci;
d) poslať aktuálny výsledok hospodárenia, stav pokladne, stav záväzkov a pohľadávok a zoznam chýbajúcich dokladov k poslednému dňu daného mesiaca do posledného dňa nasledujúceho mesiaca;
e) spracovať daňové priznanie pre daň z príjmu a zostaviť účtovnú závierku a poslať ich klientovi na odsúhlasenie aspoň 5 dní pred zákonom stanovenou lehotou na ich podanie;
f) po schválení podkladov a výkazov podľa bodov b) c) a e) vyššie zaslať príslušné výkazy v lehote ustanovenej zákonom, t.j. výkaz pre DPH, kontrolný výkaz a súhrnný výkaz do 25. dňa príslušného kalendárneho mesiaca alebo do prvého pracovného dňa nasledujúceho po 25. dni v príslušnom kalendárnom mesiaci, výkazy z miezd do posledného dňa nasledujúceho kalendárneho mesiaca, daňové priznanie pre daň z príjmu a účtovnú závierku do 31. marca alebo do 30. júna resp. 30. septembra v prípade podania odkladu nasledujúceho kalendárneho roka po zúčtovacom roku.
6.4 Klient je povinný poskytnúť Poskytovateľovi všetku súčinnosť potrebnú pre poskytnutie Služieb a je povinný poskytnúť akékoľvek chýbajúce / nedodané dokumenty, podklady a vysvetlenie potrebné pre poskytnutie Služieb do 3 dní odo dňa ich vyžiadania, inak je povinný zaplatiť Poskytovateľovi zmluvnú pokutu 50 eur, a to aj opakovane. Ak Klient nevie Poskytovateľovi vysvetliť dokumenty alebo podklady alebo dané vysvetlenie nebude podľa Poskytovateľa dostatočné alebo vierohodné, tieto dokumenty alebo podklady nebudú zaúčtované.
6.5 Poskytovateľ je povinný postupovať pri poskytovaní Služieb s odbornou starostlivosťou a v súlade s pokynmi Klienta, pričom zmluvný vzťah Poskytovateľa s Klientom je založený na vzájomnej dôvere. Poskytovateľ nie je viazaný pokynmi Klienta ak sú v rozpore s právnymi predpismi, zaužívanými účtovno-zdaňovacími pravidlami, etickými alebo profesijnými povinnosťami účtovníka, nie sú založené na pravdivých skutočnostiach alebo vzbudzujú u Poskytovateľa pochybnosti o oprávnenosti postupu Klienta. Ak Klient trvá na danom pokyne napriek upozorneniu Poskytovateľa, že jeho pokyny sú v rozpore s predchádzajúcou vetou, Poskytovateľ: (a) upozorní Klienta na dôsledky takého postupu; (b) ak je pokyn zaúčtovať určitý doklad alebo podklad, Poskytovateľ vykoná dané zúčtovanie; (c) nezodpovedá za vzniknutú škodu ak bude na základe pokynu postupovať; a (d) Poskytovateľ je oprávnený odstúpiť od Zmluvy s účinnosťou k poslednému dňu nasledujúceho kalendárneho mesiaca odo dňa oznámenia o odstúpení.
6.6 Poskytovateľ je povinný zachovávať mlčanlivosť o skutočnostiach týkajúcich sa Klienta s ktorými sa oboznámi pri poskytovaní Služieb, ktoré nie sú verejne známe a nesmie ich bez súhlasu Klienta poskytovať tretím osobám alebo ich zverejniť a to aj po ukončení Zmluvy. Poskytovateľ je oprávnený oboznámiť s dôvernými informáciami Klienta svojich zamestnancov, pracovníkov, členov orgánov alebo iné osoby, ktoré použije na poskytnutie Služieb za podmienky, že dané osoby sú zmluvne zaviazané Poskytovateľom k rovnakej povinnosti zachovávať mlčanlivosť ako Poskytovateľ. Za porušenie mlčanlivosti sa nepovažuje oznámenie informácií orgánom verejnej moci, daňovému úradu, sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam alebo iným osobám, ak je to nevyhnutné pre poskytnutie Služieb, vyžaduje to právny predpis alebo je daný postup nevyhnutný pre uplatňovanie, preukazovanie alebo obhajovanie právnych nárokov Poskytovateľa alebo Klienta.
6.7 Klient je povinný vykonávať kontrolu správnosti a aktuálnosti podkladov a dokladov odovzdaných Poskytovateľovi a to po vecnej aj formálnej stránke.
6.8 Ak Klient nedodá do 5. dňa v príslušnom mesiaci za ktorý sa poskytuje Služba podklady týkajúce sa dochádzky, tak Poskytovateľ nie je povinný do 15. dňa tohto príslušného mesiaca spracovať príslušné mzdové účtovníctvo a zároveň ak Klient nedodá do 15. dňa v príslušnom mesiaci za ktorý sa poskytuje Služba doklady potrebné k spracovaniu DPH, tak Poskytovateľ nie je povinný spracovať a podať DPH v riadnom termíne.
6.9 Ak Klient neuhradí faktúru v lehote splatnosti, Poskytovateľ je oprávnený dočasne pozastaviť poskytovanie Služieb až kým nedôjde k úhrade všetkých záväzkov po lehote splatnosti Počas doby pozastavenia poskytovania Služieb akékoľvek sankcie, pokuty a škody spôsobené neposkytovaním Služieb zo strany Poskytovateľa znáša v plnej miere Klient.
7 Trvanie a ukončenie Zmluvy
7.1 Zmluva je platná a účinná dňom jej podpisu oboma Stranami.
7.2 Zmluva sa uzatvára na dobu určitú, ktorou je buď obdobie od 1. februára do 31. januára nasledujúceho kalendárneho roka alebo iné obdobie, ak účtovným obdobím Klienta je hospodársky rok a je uvedené v Zmluve (ďalej len „Obdobie“).[1] Klient je povinný vyžiadať predchádzajúci súhlas Poskytovateľa so zmenou svojho zdaňovacieho obdobia. Ak Klient zmení svoje zdaňovacie obdobie bez súhlasu alebo informovania Poskytovateľa, aktuálne Obdobie sa upraví a predĺži tak, aby sedelo s novým zdaňovacím obdobím.
7.3 Zmluva sa automaticky predlžuje o ďalšie Obdobie a to aj opakovane, pokiaľ ktorákoľvek zo Strán neoznámi druhej Strane, že nemá záujem o predĺženie spolupráce na ďalšie Obdobie najneskôr 4 mesiace pred jeho začatím (štandardne do 1. októbra). Ak ktorákoľvek Strana oznámi túto skutočnosť v uvedenej lehote, Zmluva je ukončená posledným dňom aktuálneho Obdobia. Ukončenie Zmluvy podľa predchádzajúcej vety nemá vplyv na povinnosť Poskytovateľa poskytnúť závierkové účtovné operácie podľa bodu 3.1 (iv) vyššie a povinnosť Klienta zaplatiť za ne odplatu v súlade s týmito VOP, pričom tieto povinnosti trvajú aj po ukončení Zmluvy podľa predchádzajúcej vety. Pred odstránenie pochybností, pri akomkoľvek inom ukončení Zmluvy nie je Poskytovateľ povinný poskytnúť závierkové účtovné operácie podľa bodu 3.1 (iv) vyššie.
7.4 Zmluvu je možné ukončiť len dohodou Strán, oznámením Klienta o nepredĺžení podľa bodu 7.3 vyššie alebo jednostranným odstúpením ktorejkoľvek Strany v zmysle týchto VOP. Možnosť ukončenia Zmluvy výpoveďou Strany výslovne vylúčili, ustanovenia § 574 a § 575 Obchodného zákonníka sa nepoužijú.
7.5 Klient je oprávnený jednostranne odstúpiť od Zmluvy:
a) ak nesúhlasí so zvýšením mesačného paušálu v zmysle bodu 4.1 vyššie, a to do 10 dní od oznámenia jeho zvýšenia;
b) z dôvodov uvedených v Obchodnom zákonníku (§ 344 a nasl.), najmä ak Poskytovateľ opätovne nedodržiava termíny uvedené v bode 6.3 vyššie bez zavinenia Klienta;
c) ak v dôsledku porušenia povinností Poskytovateľa vznikne Klientovi škoda väčšia ako 2000 eur.
7.6 Poskytovateľ je oprávnený jednostranne odstúpiť od Zmluvy:
a) ak je Klient v omeškaní so zaplatením akejkoľvek Odplaty alebo náhrady oprávnených výdavkov Poskytovateľa o viac ako 15 dní napriek upozorneniu Poskytovateľa ku dňu doručenia oznámenia o odstúpení;
b) ak Klient nedodá chýbajúce podklady, dokumenty alebo vysvetlenie ani po tretej žiadosti Poskytovateľa ku dňu doručenia oznámenie o odstúpení;
c) ak je pokyn Klienta v rozpore s bodom 6.5 vyššie s účinnosťou k poslednému dňu nasledujúceho kalendárneho mesiaca odo dňa oznámenia o odstúpení;
d) ak Klient nesúhlasí so zmenou týchto VOP v zmysle bodu 10.4 nižšie k poslednému dňu nasledujúceho kalendárneho mesiaca odo dňa oznámenia o odstúpení;
e) ak by sa narušila nevyhnutná dôvera medzi ním a Klientom s účinnosťou k poslednému dňu nasledujúceho kalendárneho mesiaca odo dňa oznámenia o odstúpení;
f) z dôvodov uvedených v Obchodnom zákonníku (§ 344 a nasl.), najmä ak Klient opakovane alebo sústavne neposkytuje Poskytovateľovi potrebnú súčinnosť pre riadne poskytnutie Služieb k poslednému dňu nasledujúceho kalendárneho mesiaca odo dňa oznámenia o odstúpení.
7.7 V prípade akéhokoľvek ukončenia Zmluvy si Strany nevracajú žiadne už poskytnuté plnenia podľa Zmluvy / VOP vrátane Odplaty. Ukončením Zmluvy nie je dotknutá povinnosť Klienta zaplatiť Odplatu za Služby poskytnuté pred účinnosťou ukončenia Zmluvy.
7.8 Pri akomkoľvek ukončení Zmluvy je Poskytovateľ povinný vrátiť Klientovi alebo inej osobe určenej Klientom všetky účtovné a daňové doklady týkajúce sa Klienta. Ak boli doklady poskytnuté elektronicky Klientom, Poskytovateľ nemá povinnosť ich vracať, nakoľko je zrejmé, že Klient ich má. Služby a náklady spojené s odovzdaním všetkých dokladov znáša Klient a nie sú zahrnuté v mesačnom paušále, pričom sa postupuje primerane ako pri doplnkových Službách.
8 Zodpovednosť za škodu a poistenie
8.1 Poskytovateľ zodpovedá Klientovi za všetku škodu vzniknutú porušením povinností Poskytovateľa podľa týchto VOP, Zmluvy alebo Zmluvy o spracúvaní OÚ, pokiaľ splneniu povinnosti Poskytovateľa nebránil Klient neposkytnutím požadovanej súčinnosti alebo dokumentácie. Celková výška škody, do ktorej Poskytovateľ zodpovedá za vzniknutú škodu je obmedzená do výšky poistného krytia Poskytovateľa, ktoré predstavuje 16,000 eur (šestnásťtisíc eur), pričom dané obmedzenie sa nevzťahuje za úmyselne spôsobenú škodu.
8.2 Poskytovateľ nezodpovedá za správnosť alebo reálnosť účtovných dokladov a podkladov dodaných Klientom, iba za správnosť ich zúčtovania. Zodpovednosť za prípadné sankcie, pokuty alebo delikty udelené Klientovi orgánmi verejnej moci znáša Klient. Poskytovateľ zodpovedná iba za tie sankcie alebo pokuty, ktoré Klientovi vznikli v dôsledku nesplnenia zmluvných povinností Poskytovateľa (napr. nesprávne zúčtovanie alebo neskoré podanie výkazov bez zavinenia Klienta).
8.3 Poskytovateľ je povinný udržiavať v platnosti svoje poistenie zodpovednosti za škodu počas trvania Zmluvy.
9 Ochrana osobných údajov
9.1 Poskytovateľ spracúva pri poskytovaní Služieb osobné údaje v mene Klienta ako sprostredkovateľ v zmysle čl. 28 GDPR v rozsahu a za podmienok dohodnutých Zmluve o spracúvaní OÚ, ktorá tvorí neoddeliteľnú prílohu týchto VOP. Zmluva o spracúvaní OÚ sa vzťahuje na akékoľvek a všetky Služby poskytované Klientovi počas trvania Zmluvy.
9.2 Klient berie na vedomie, že mimo rozsahu poskytovania Služieb môže Poskytovateľ spracúvať osobné údaje aj na vlastné účely spracúvania osobných údajov ako prevádzkovateľ, pričom všetky podstatné informácie v súlade s čl. 13 a čl. 14 GDPR sú dostupné v Podmienkach ochrany súkromia. Znenie Podmienok ochrany súkromia nie je súčasťou Zmluvy alebo týchto VOP a môže sa z času na čas meniť bez potreby zmeny týchto VOP alebo Zmluvy. Klient je povinný zabezpečiť prostredníctvom splnenia svojej informačnej povinnosti (Klientova vlastná privacy policy), aby dotknuté osoby, ktorých osobné údaje budú spracúvané pri poskytovaní Služieb boli informované o Poskytovateľových Podmienkach ochrany súkromia ešte pred tým ako Klient začne využívať Služby. Poskytovateľ súhlasí s tým, že bude uvedený v kategórií príjemcov osobných údajov Klienta vrátane odkazu na jeho Podmienky ochrany súkromia.
10 Záverečné ustanovenia
10.1 Strany sa dohodli, že ich zmluvný vzťah sa bude riadiť podľa slovenského práva, najmä Obchodného zákonníka, pričom právomoc rozhodovať akékoľvek spory medzi Stranami majú príslušné slovenské súdy.
10.2 Ak sa niektoré z ustanovení týchto VOP alebo Zmluvy ukážu byť neúčinné, neplatné, alebo nevykonateľné, ostatné ustanovenia zostávajú účinné, platné a vykonateľné. Neplatné, neúčinné alebo nevykonateľné ustanovenia Strany nahradia takými platnými, účinnými a vykonateľnými ustanoveniami, ktoré čo najlepšie zohľadňujú zámery Strán pri pôvodnom ustanovení.
10.3 Zmluvné strany budú primárne komunikovať elektronicky, používajúc pritom emaily a kontaktné údaje uvedené v týchto VOP a Zmluve. Každá Strana bez zbytočného odkladu oznámi druhej Strane akúkoľvek zmenu svojich kontaktných údajov a je povinná zabezpečiť aby kontaktné adresy a telefónne čísla boli funkčné. Kým takáto zmena kontaktných údajov nebude oznámená druhej Strane alebo kým nebudú kontaktné údaje funkčné, druhá Strana môže používať pôvodné kontaktné údaje pre akékoľvek oznámenie, ktoré sa považuje za doručené druhej Strane, aj keď bolo vrátené ako nedoručené alebo aj keď si ho druhá Strana nemohla vyzdvihnúť. Tým nie je možnosť akéhokoľvek iného doručovania (vrátane poštou na adresu sídla).
10.4 Poskytovateľ môže kedykoľvek jednostranne zmeniť tieto VOP tým, že zverejní novú verziu VOP na Webstránkach a oznámi túto skutočnosť Klientovi. Ak Klient nesúhlasí s novým znením VOP, je povinný oznámiť túto skutočnosť Poskytovateľovi do 10 dní odo dňa oznámenia o nových VOP. Ak tak neurobí, Klient súhlasí s tým, že platia nové VOP od dátumu účinnosti v nich uvedenom. V prípade, že Klient oznámi Poskytovateľovi, že nesúhlasí s novým znením VOP, platia pôvodné VOP bez zmeny, avšak Poskytovateľ je oprávnený odstúpiť od Zmluvy k poslednému dňu nasledujúceho kalendárneho mesiaca odo dňa oznámenia o odstúpení. Tento bod 10.4 sa nepoužije na drobné, nepodstatné, gramatické, grafické zmeny VOP alebo opravy zrejmých chýb vo VOP, ktoré je Poskytovateľ oprávnený vykonávať kedykoľvek.
10.5 Ustanovenia týchto VOP a Zmluvy, z ktorých povahy vyplýva, že majú zostať v platnosti aj po ukončení Zmluvy zostávajú zachované (najmä ustanovenia o mlčanlivosti, ustanovenia o závierkových účtovných operáciách).
10.6 Žiadna Strana nesmie previesť svoje práva a povinnosti vyplývajúce z týchto VOP a Zmluvy bez výslovného písomného súhlasu druhej Strany.
10.7 Poskytovateľ je oprávnený uvádzať na Webstránke, na svojich sociálnych sieťach, vo svojich ponukách a vo svojich marketingových materiáloch referencie na Klienta a typ poskytovaných Služieb, pričom dané referencie nebudú považované za porušenie povinnosti zachovávať mlčanlivosť.
Bonitax s. r. o. Účinné od: 1.2.2023.
Príloha č. 1
Zmluva o spracúvaní osobných údajov
1.1 Účel spracúvania: Klient ako prevádzkovateľ (ďalej len „Prevádzkovateľ) týmto poveruje Poskytovateľa ako sprostredkovateľa (ďalej len „Sprostredkovateľ“) na spracúvanie osobných údajov na personálno-mzdové účely a účtovné účely.
1.2 Povaha a predmet spracúvania: Povaha spracúvania je daná hlavným zmluvným vzťahom medzi Zmluvnými stranami, ktorý je upravený Zmluvou a VOP. Spracúvanie bude zahŕňať akékoľvek spracúvanie osobných údajov nevyhnutné pre riadne poskytovanie Služieb podľa Zmluvy a VOP.
1.3 Doba spracúvania: Počas trvania Zmluvy alebo až do vydania pokynu Prevádzkovateľa adresovanému Sprostredkovateľovi o ukončení spracúvania osobných údajov k určitému dňu.
1.4 Typ osobných údajov: Sprostredkovateľ bude spracúvať len bežné kontaktné a identifikačné osobné údaje, vrátane rodného čísla zamestnancov Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov ani osobných údajov týkajúcich sa uznania viny za trestné činy a priestupky sa nepredpokladá, pokiaľ z inštrukcie Prevádzkovateľa nevyplýva inak (napr. údaje týkajúce sa zdravia).
1.5 Kategórie dotknutých osôb: zamestnanci Prevádzkovateľa, fyzické osoby, ktorých osobné údaje sú zahrnuté do účtovných dokladov a podkladov k účtovným dokladom (napr. kontaktné osoby uvedené v zmluvách, členovia štatutárnych orgánov dodávateľov a partnerov Prevádzkovateľa a pod.).
1.6 Práva a povinnosti Zmluvných strán:
i. Zdokumentované pokyny. Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje len na základe zdokumentovaných pokynov Prevádzkovateľa, a to aj pokiaľ ide o prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie, s výnimkou prípadov, keď si to vyžaduje právo Únie alebo právo členského štátu, ktorému Sprostredkovateľ podlieha; v takom prípade Sprostredkovateľ oznámi Prevádzkovateľovi túto právnu požiadavku pred spracúvaním, pokiaľ dané právo takéto oznámenie nezakazuje zo závažných dôvodov verejného záujmu. Za zdokumentovaný pokyn sa považuje aj objednávka Prevádzkovateľa alebo inštrukcia emailom.
ii. Mlčanlivosť. Sprostredkovateľ je povinný zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch získaných od alebo v mene Prevádzkovateľa a zabezpečí, aby sa osoby oprávnené spracúvať osobné údaje (napr. jeho zamestnanci alebo ďalší sprostredkovatelia) zaviazali, že zachovajú dôvernosť / mlčanlivosť o spracúvaných osobných údajoch Prevádzkovateľa počas trvania ich zmluvného vzťahu aj po jeho skončení, v súlade s § 79 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov.
iii. Bezpečnosť osobných údajov. Sprostredkovateľ je povinný prijať primerané bezpečnostné opatrenia podľa čl. 32 GDPR.
v. Súčinnosť. Sprostredkovateľ je povinný pomáhať Prevádzkovateľovi pri plnení povinnosti Prevádzkovateľa reagovať na žiadosti o výkon práv dotknutej osoby a ďalších povinností Prevádzkovateľa podľa čl. 32 až 36 s prihliadnutím na povahu spracúvania a informácie dostupné Sprostredkovateľovi.
vi. Žiadosti dotknutých osôb. Sprostredkovateľ nie je oprávnený sám odpovedať na žiadosti dotknutých osôb Prevádzkovateľa a akékoľvek žiadosti dotknutých osôb doručené Sprostredkovateľovi, ktoré sa týkajú Prevádzkovateľa, je Sprostredkovateľ okamžite povinný preposlať Prevádzkovateľovi. Sprostredkovateľ je povinný poskytovať súčinnosť Prevádzkovateľovi aj v prípade akéhokoľvek konania alebo sporu týkajúceho sa alebo súvisiaceho so spracúvaním osobných údajov podľa tejto zmluvy.
vii. Ukončenie. Po ukončení poskytovania služieb týkajúcich sa spracúvania na základe rozhodnutia Prevádzkovateľa Sprostredkovateľ všetky osobné údaje buď vymaže alebo vráti Prevádzkovateľovi a vymaže existujúce kópie, ak právo Únie alebo právo členského štátu nepožaduje uchovávanie týchto osobných údajov.
viii.Porušenie ochrany osobných údajov. Sprostredkovateľ je povinný bezodkladne oznámiť Prevádzkovateľovi každé podozrenie, že došlo k porušeniu ochrany osobných údajov. Sprostredkovateľ nie je oprávnený oznamovať porušenie ochrany osobných údajov týkajúcich sa Zmluvy dozorným orgánom ani dotknutým osobám. Ak dôjde k porušeniu ochrany osobných údajov u Sprostredkovateľa, je Sprostredkovateľ povinný dané porušenie zdokumentovať podľa čl. 33 ods. 5 GDPR dané zdokumentovanie poskytne Prevádzkovateľovi.
ix. Audity. Sprostredkovateľ poskytne Prevádzkovateľovi všetky informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností v čl. 28 GDPR a umožní audity, ako aj kontroly vykonávané Prevádzkovateľom alebo iným audítorom, ktorého poveril prevádzkovateľ, a prispieva k nim. Náklady Sprostredkovateľa týkajúce sa auditov vrátane nákladov na právne zastúpenie Sprostredkovateľa znáša Prevádzkovateľ. Audity nesmú obmedziť bežnú prevádzku Sprostredkovateľa a bez súhlasu Sprostredkovateľa sa môžu vykonávať maximálne raz ročne.
1.7 Ďalší sprostredkovatelia. Sprostredkovateľ je povinný dodržiavať podmienky zapojenia ďalšieho sprostredkovateľa podľa čl. 28 ods. 2 a 4 GDPR. Sprostredkovateľ zodpovedá za všetko spracúvanie osobných údajov ďalšími sprostredkovateľmi ako keby spracúval osobné údaje sám a zaväzuje sa zaviazať ďalších sprostredkovateľov tými istými podmienkami ako sú upravené v tejto zmluve. Sprostredkovateľ prehlasuje, že na spracúvanie osobných údajov podľa tejto zmluvy použije sub-sprostredkovateľov resp. kategórie sub-sprostredkovateľov, ktorí sú uvedení v Podmienkach ochrany súkromia (najmä Microsoft, Inc., poskytovatelia cloudového úložiska a doménového úložiska pre bonitax.sk).
1.8 Cezhraničné prenosy. Sprostredkovateľ je oprávnený vykonávať cezhraničný prenos osobných údajov do tretích krajín nezaručujúcich primeranú úroveň ochrany osobných údajov v súvislosti s využívaním služieb sub-sprostredkovateľov len v súlade s čl. 44 až 49 GDPR medzi ktoré okrem iného patria tzv. štandardné zmluvné doložky, rozhodnutia Komisie o primeranosti.
[1] Pre vysvetlenie: Služby poskytované od 1. februára sa týkajú mesiaca január toho istého roku a Služby poskytované do 31. januára sa týkajú mesiaca december predchádzajúceho roku.